Vacature Bestuurssecretariaat

Voor mensen die liever organiseren dan improviseren (maar stiekem heel goed zijn in allebei.)

Houd jij moeiteloos het overzicht wanneer agenda’s uitpuilen, er mensen aan je bureau staan en afspraken last-minute wijzigen? Schakel jij gemakkelijk tussen verschillende mensen en werkzaamheden en weet je altijd wat prioriteit heeft? Dan is dit jouw kans om te werken op een centrale plek binnen de gemeente Woudenberg: het bestuurssecretariaat.

28–32 uur per week | max. € 3.696,- bruto (36 uur) | jaarcontract met uitzicht op vast

De verbindende factor binnen de organisatie

Het bestuurssecretariaat bestaat uit in totaal drie betrokken en enthousiaste collega’s. Samen zorgen wij voor een professionele en efficiënte ondersteuning van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en het managementteam. Zij kunnen rekenen op onze sterke organisatorische vaardigheden: we denken vooruit, stellen duidelijke prioriteiten en wegen verschillende belangen zorgvuldig af. Jij bent vooral betrokken bij de ondersteuning van de drie wethouders en je vervangt jouw collega’s waar nodig.

Waarom is dit jouw baan?

De gemeente Woudenberg kenmerkt zich door korte lijnen, een hechte samenwerking en een prettige werksfeer. Je werkt in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is en waar jouw initiatief wordt gewaardeerd. In jouw rol ben je een belangrijke schakel voor het college van B&W, het managementteam en de collega’s binnen de organisatie. We stimuleren je om je talenten te ontwikkelen en hechten veel waarde aan persoonlijke groei én een gezonde balans tussen werk en privé.

Wat doet het bestuurssecretariaat?

• Wij beheren en organiseren de agenda’s van:
  • Burgemeester
  • Wethouders (3)
  • Gemeentesecretaris
  • Managementteam (3)
• Wij zetten vergaderstukken klaar in agenda’s en systemen voor:
  • Burgemeester
  • Wethouders
  • Gemeentesecretaris
• Wij beheren de mailboxen van:
  • Burgemeester
  • Wethouders
  • Gemeentesecretaris
• Wij handelen samen de inkomende mails in de groepsmailbox af.
• Wij organiseren (samen met collega’s) bedrijfs-/verenigingsbezoeken, bijeenkomsten en collegetours. Denk ook aan openingen, onthullingen, vieringen van jubilea, waardering voor bijzondere verdiensten en dag van de ondernemers.
• Wij regelen alle kabinetszaken. Denk hierbij onder andere aan:
  • Aanvragen voor Koninklijke Onderscheidingen, Zilveren Spelden of andere onderscheidingen.
  • (Mede) organiseren Lintjesregen, Koningsdag, Dodenherdenking, Bevrijdingsdag en Open Monumentendag.
  • (Mede) organiseren en coördineren van officiële bezoeken of overige herdenkingen.
  • (Mede) organiseren van de verkiezing van de kinderburgemeester en de begeleiding hiervan gedurende de zittingsperiode.
  • (Mede) organiseren van bijeenkomsten, denk bijvoorbeeld aan de veteranen dag en diverse bijeenkomsten voor onze inwoners o.a. een nieuwjaarsbijeenkomst en een bijeenkomst voor nieuwe inwoners.
• Natuurlijk zorgen we dat onze wethouders en burgemeester voorbereid op pad gaan. Waar nodig wordt er gezorgd voor bloemen en/of relatiegeschenken.

Wat zoeken wij?

Je bent nauwkeurig, flexibel en collegiaal. Je voelt je prettig in een ondersteunende functie met verantwoordelijkheid en afwisseling. Daarnaast beschik je over:

• Minimaal mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een relevante opleiding
• Goede digitale vaardigheden, waaronder MS Office
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Stressbestendigheid en plezier in het combineren van meerdere taken tegelijk

Ons aanbod

Je krijgt van ons een contract van één jaar dat we bij goed functioneren na 1 jaar omzetten naar een vast contract.

• Een werkweek van 28 tot 32 uur
• Een salaris in schaal 6 (tot € 3.743,- bruto per maand bij 36 uur)
• Naast je salaris krijg je een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% dat je flexibel kunt inzetten. Denk aan: extra verlofuren, uitbetalen of vergoeden van opleidingskosten
• 28 vakantiedagen bij een voltijd dienstverband
• Ruimte voor jouw ambities: we investeren graag in jouw persoonlijke en professionele ontwikkeling

Over de gemeente Woudenberg

Echte impact maken doe je bij de gemeente Woudenberg waar we met zo’n 140 collega’s ons inzetten voor ruim 15.000 Woudenbergers. We zijn een kleine gemeente, trots op onze zelfstandigheid en hebben te maken met een grote verscheidenheid aan vraagstukken die we sámen aanpakken. Woudenberg bouwt samen, met vertrouwen aan een duurzame en mooie toekomst.

Heb je nog vragen? Of wil je nog meer weten?

Neem dan contact op met Maartje Hemmelder, manager Dienstverlening. Voor vragen over de procedure kan je contact opnemen met Geurt-Jan Bouman, HR-adviseur. Zij zijn bereikbaar via telefoonnummer 14-033.

Past deze functie bij jou?

Dan zijn wij benieuwd naar jouw sollicitatie! Reageer snel via onderstaande knop en dan lezen we met veel plezier jouw motivatie voor deze functie.